Ας πούμε ότι ένας ιδιώτης ή ένα ιδιωτικό ίδρυμα θέλει να κάνει δωρεά σε ένα δημόσιο σχολείο. Τι πρέπει να κάνει; Δεν αρκεί να επικοινωνήσει με τους εκπαιδευτικούς του σχολείου.
Θα πρέπει να αποστείλει το αίτημα στο υπουργείο Παιδείας, να αναμένει για την εξέτασή του, να ελεγχθούν οι «προδιαγραφές» της δωρεάς από τις υπηρεσίες, να εκδοθεί η σχετική πράξη αποδοχής της δωρεάς, να του αναγνωριστεί η απαλλαγή από τον ΦΠΑ σύμφωνα με τις κείμενες για τις δωρεές διατάξεις… Η διαδικασία διαρκεί, στην καλύτερη περίπτωση, έξι μήνες.
Οι επίδοξοι χορηγοί δεν είναι οι μόνοι που αποθαρρύνονται από τη γραφειοκρατία που εξακολουθεί να ισχύει για πολλές πράξεις του υπουργείου Παιδείας, το οποίο, λόγω του αντικειμένου, θα έπρεπε να έχει μεγαλύτερη ευελιξία από το υπόλοιπο Δημόσιο. Ιώβειο υπομονή πρέπει να επιδείξει και όποιος θέλει να αντιστοιχίσει τους βαθμούς του ξένου πτυχίου του με το ελληνικό σύστημα (και πρέπει να περιμένει πολύ για να εξασφαλίσει τη σχετική βεβαίωση). Εξίσου αργά κινούνται οι διαδικασίες και σε πιο απλές πράξεις, όπως η έγκριση άδειας εισόδου τρίτων (για παρουσιάσεις, ομιλίες κ.λπ.) σε ιδιωτικό σχολείο, για την οποία απαιτούνται τέσσερα δικαιολογητικά και αναμονή έως και ενός μήνα.
Αυτές τις γραφειοκρατικές αγκυλώσεις στον μεγαλύτερο κλάδο του ελληνικού Δημοσίου –την εκπαίδευση– έχουν επισημάνει ο Κυριάκος Πιερρακάκης και οι συνεργάτες του από τότε που ήταν στην ηγεσία του υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Στην ιστοσελίδα mitos.gov.gr, και στην κατηγορία Εκπαίδευση, περιγράφονται περίπου 500 διαδικασίες στις οποίες εμπλέκονται, κατά περίπτωση, οι διευθυντές των σχολείων, τα πανεπιστήμια και οι πολίτες για να διεκπεραιώσουν μία υπόθεσή τους. Πολλές εξ αυτών είναι χρονοβόρες ενώ δεν παρέχονται ψηφιακά. Μάλιστα υπάρχουν περιπτώσεις που ενώ τώρα χρειάζονται εβδομάδες για να διεκπεραιωθούν, εάν γίνουν ηλεκτρονικά θα ολοκληρώνονται μέσα σε λίγα λεπτά.
Eτσι, όπως ανέφερε στην «Καθημερινή» ο κ. Πιερρακάκης, πλέον στη θέση του υπουργού Παιδείας, ένα από τα πρώτα νομοσχέδια που θα κατατεθούν προς ψήφιση στη Βουλή «αφορά σε δράσεις απλούστευσης ή ανασχεδιασμού των διοικητικών διαδικασιών που έχουν ως στόχο την καταπολέμηση της γραφειοκρατίας του υπουργείου Παιδείας και τη μείωση των διοικητικών βαρών των υπηρεσιών που παρέχονται σε γονείς, μαθητές, φοιτητές και κυρίως διδακτικό και διοικητικό προσωπικό, καθώς και την ποιοτική αναβάθμιση των εσωτερικών λειτουργιών της κεντρικής και περιφερειακής διοίκησης του υπουργείου Παιδείας». Το σχέδιο που παρουσιάζει η «Κ» περιλαμβάνει 10 βασικά μέτρα, όπως κατάργηση διαδικασιών, αντικατάσταση δικαιολογητικών με υπεύθυνη δήλωση, καθορισμό αποκλειστικών προθεσμιών όπου δεν υπάρχουν.
Συγκεκριμένα, το επιτελείο του υπουργείου Παιδείας θεωρεί πως «κλειδί» για την επιτυχία της μεταρρύθμισης δεν είναι να ψηφιοποιηθεί το σύστημα –αν και αυτό θα γίνει–, αλλά να μειωθεί η… χαρτούρα των εγγράφων. «Πεποίθησή μας είναι ότι η απλούστευση των διαδικασιών δεν πρέπει να συντελείται αποσπασματικά και ως αυτοτελής στόχος, αλλά πρέπει να προσεγγίζεται ως απαραίτητη προϋπόθεση για την ψηφιοποίηση των διαδικασιών. Γιατί, για παράδειγμα, η εγκατάσταση ενός Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων θα μπορούσε να είναι έως και επιζήμια αν προηγουμένως δεν έχει μειωθεί σημαντικά ο όγκος των εγγράφων που ενδεχομένως περιττά ανταλλάσσονται ανάμεσα σε υπηρεσίες», παρατηρεί στην «Κ» ο κ. Κώστας Χαμπίδης, στενός συνεργάτης (και στο Ψηφιακής Διακυβέρνησης) του κ. Πιερρακάκη. «Καμία διαδικασία εκτός εάν είναι απολύτως απαραίτητη. Πλείστες όσες φορές ο πολίτης καλείται να αποδείξει περιττά πράγματα, πράγματα που είναι αυτονόητα», προσθέτει.
Το σχέδιο στοχεύει μέσω της θεσμοθέτησης σαφών ρυθμίσεων και αποφάσεων –και όχι «σκοτεινών» που θα επιτρέπουν παρερμηνείες και καθυστερήσεις– να εφαρμόζονται απλές και κατανοητές διαδικασίες και να παρέχεται στον ενδιαφερόμενο (εκπαιδευτικό, διοίκηση, γονιό) έγκαιρη και ακριβής ενημέρωση. Ουσιαστικά, όπως περιγράφει ο κ. Χαμπίδης, ο σχεδιασμός βασίζεται σε έξι αρχές:
• Θα πρέπει να υπάρχει αποτελεσματική επικοινωνία των υπηρεσιών και των εμπλεκόμενων εκπαιδευτικών φορέων ή πολιτών, με τη διαδικασία, είτε φυσική είτε ψηφιακή, να είναι σαφώς περιγεγραμμένη.
• Το παραπάνω αποτελεί τη βάση για να υπάρξει ένα πλαίσιο εμπιστοσύνης τόσο εντός της δημόσιας διοίκησης όσο και μεταξύ αυτής και των πολιτών. Είναι υποδόριο μεν αλλά συχνά νιώθουμε ότι ο πολίτης αντιμετωπίζεται από τη δημόσια διοίκηση και τις κρατικές υπηρεσίες ως οιoνεί «ένοχος» παραπλάνησης της δημόσιας διοίκησης. Σε αυτό άλλωστε αποδίδονται από πολλούς αυστηρές και γραφειοκρατικές διαδικασίες.
• Θα δοθεί υποστήριξη στους αποδέκτες των διαδικασιών. Δηλαδή στόχος είναι να δημιουργηθεί ένα πλαίσιο εμπιστοσύνης στον υπάλληλο που χειρίζεται απλουστευμένες πλέον διαδικασίες.
• Κομβικό στοιχείο είναι το τεχνικό σκέλος της διεκπεραίωσης των διαδικασιών να είναι φιλικό και εύκολο προς τους χρήστες.
• Η ανταλλαγή των πληροφοριών θα οργανωθεί με βάση τον κανόνα «μόνον άπαξ», «μόνο μία φορά κατάθεση εγγράφων».
• Από την άλλη φυσικά, θα υπάρξει εκτίμηση των κινδύνων που ενέχει η μεταρρύθμιση, δηλαδή για παράδειγμα θα εκτιμηθεί τελικά μήπως η μείωση του αριθμού των δικαιολογητικών απειλεί την αξιοπιστία μιας αδιάβλητης διαδικασίας.
Τα δέκα μέτρα
Με βάση το παραπάνω πλαίσιο και καθώς η απλούστευση ή ο ανασχεδιασμός των διοικητικών διαδικασιών οφείλει να ανταποκρίνεται στις ιδιαιτερότητες της κάθε περίπτωσης, το σχέδιο του υπουργείου Παιδείας προβλέπει 10 μέτρα που θα διευκολύνουν τους εμπλεκόμενους:
1. Κατάργηση διαδικασιών εάν αυτές δεν πληρούν πλέον το κριτήριο της αναγκαιότητας.
2. Κατάργηση δικαιολογητικών που η υποβολή τους δεν έχει καµία προστιθέμενη αξία.
3. Κατάρτιση και χρήση ενιαίων, πιστοποιηµένων εντύπων αίτησης µε καταγεγραμμένα τα ακριβή δικαιολογητικά κάθε διαδικασίας.
4. Αντικατάσταση δικαιολογητικών µε υπεύθυνη δήλωση.
5. Μείωση υπογραφών, µε περιορισµό των εµπλεκόµενων στη διεκπεραίωση μιας διαδικασίας φορέων, οργάνων, κ.λπ.
6. Λειτουργία των υπηρεσιών «µιας στάσης» ή της πρακτικής «έγγραφα ή ενέργειες μόνο για μία φορά», εφόσον δεν είναι δυνατή η μείωση του αριθμού των εμπλεκόμενων μερών. Για παράδειγμα, οι εκπαιδευτικοί και τα σχολεία αλλά και οι ενδιαφερόμενοι πολίτες θα εισαγάγουν μόνο μία φορά τις απαιτούμενες πληροφορίες στο πλαίσιο των συναλλαγών τους με τη δημόσια διοίκηση. Ενα χαρακτηριστικό αντιπαράδειγμα είναι η αποστολή εγγράφων μέσω των υπηρεσιών της εκπαιδευτικής διοίκησης (π.χ. μεταξύ των διευθυντών σχολείων, των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης και Περιφερειακών Διευθύνσεων Εκπαίδευσης). Πλέον τα έγγραφα θα υποβάλλονται κάθε δύο-τρία χρόνια, και εάν στο μεσοδιάστημα μία υπηρεσία χρειαστεί κάποιο επιπλέον θα το ζητάει από τον ενδιαφερόμενο.
7. Σύντµηση του χρόνου διεκπεραίωσης μιας διαδικασίας και καθορισμός αποκλειστικών προθεσμιών όπου δεν υπάρχουν.
8. Σιωπηρή έγκριση αιτήµατος πολίτη µετά την παρέλευση ορισµένης προθεσμίας.
9. Κατάργηση της διαδικασίας παροχής άδειας για κάτι και αντικατάστασή της από απλή γνωστοποίηση του αιτούντος στις αρμόδιες αρχές για το ίδιο θέμα.
10. Πρόβλεψη ολοκλήρωσης της διαδικασίας σε όσο το δυνατόν λιγότερα διοικητικά επίπεδα, και κατά προτίμηση σε ένα.
Ψηφιακά εργαλεία
Ολα αυτά εύλογα θα γίνουν με αξιοποίηση των ψηφιακών εργαλείων για την ηλεκτρονική διεκπεραίωση των διαδικασιών. Οπως παρατηρεί ο κ. Χαμπίδης, «η επιτυχής υλοποίηση κομβικών δράσεων απλούστευσης θα οδηγήσει σε σημαντική βελτίωση της καθημερινότητας όλων των πολιτών και στην ενίσχυση της αναπτυξιακής δυναμικής της χώρας, προασπίζοντας ταυτόχρονα το δημόσιο συμφέρον στο πλαίσιο ενός σύγχρονου κράτους δικαίου. Το αποτέλεσμα αυτών των ενεργειών θα επιτρέπει στον εκπαιδευτικό να απαλλαγεί από μια βαριά γραφειοκρατία που άλλοτε τον αναγκάζει να υποβάλει ξανά και ξανά τα ίδια έγγραφα και τις ίδιες πληροφορίες για τη διεκπεραίωση των καθηκόντων του και να αφιερωθεί στο εκπαιδευτικό του έργο αλλά και στη συμμετοχή του σε ψηφιακά εργαλεία με έναν παραγωγικό τρόπο, χωρίς τα βάρη της γραφειοκρατίας».
